Categories
Projects

JSU By-laws revision

Jönköping Student Union (JSU) is an association at Jönköping University (JU) in Jönköping, Sweden. It represents and defends the students cause at the university, as-well-as acting as an umbrella organisation for all student life on campus.

Attached documents: By-laws proposition | Old by-laws (2019)

The problem

The old by-laws had a number of problems. The document was first written in Swedish, then translated into English, leading to a number of language errors, as certain Swedish legal jargon does not make sense when translated to English. There where also language inconsistencies as some positions and documents have changed names over the years. The new document solves these problems.

One of the biggest flaws of the old by-laws is rooted its many iterations. Because of the lack of chapters the document has become unorganised and hard to follow. There has also been changes made which has not been correctly changed in the by-laws, for example removing parts of the organisation and still referring to them in parts of the by-laws.

Besides this there has also been uncertainties in how to enforce parts of the by-laws. This is rooted in old principles related to how the organisation worked many years ago. By moving most of the organisational regulation to a new document managed by the JSU Board, we hope to solve these kinds of issues, whiles keeping up organisational stability. This change also makes it easier for the board to solve problems that arise within the organisation.

The changes

Most of the by-law has been rewritten to better suit the English language. Spelling and grammatical changes has been made to better align with British English.

Chapters

The by-laws has been decided up into chapters to make it easier to find the correct information. This also helps readers to easier follow what the by-laws is trying to tell them. The new chapters are as follows:

  1. Introduction
  2. Steering framework
  3. Democracy
  4. Financials
  5. Appendix

Organisational and steering matters

A new document called the JSU Organisational rules has been created to collect all organisational rules and policies including delegation orders and similar documents. Plenty of organisational matters has there-by also been moved into this document.

To help make the steering of the organisation easier a new steering framework chapter was added to make steering aspects of the organisation easier to grasp with. It contains information about what the JSU Organisational rules is, in which order documents shall be interpreted, how to interpret documents and similar things.

Another big change was the formalisation of the organisational memory. As a student union is an ever shifting organisation it is hard to keep track of decisions. To make this task easier and more formal, the organisational memory was set to five years (including the current organisational year), meaning that the board has to review all decisions (policies, etc.) every five years. This keeps the documents up to date and guarantees that old forgotten documents does not create any unnecessary trouble for the steering of the organisation.

Financial matters

One part of the document which lacked guidelines was financials. Therefore a new chapter called financials was created to collect this kind of regulation. Three new points where added, now requiring the organisation to have an active investment strategy and emergency reserves. Further developments to this are is expected in the future.

To conclude

The by-laws contained plenty of problems making them hard for the board to enforce. By dividing the by-laws into chapters and rewriting big parts of the by-laws the major readability and interpretation problems where solved. To help make to organisation easier to govern my the board, organisational matters where moved to a new document called JSU Organisational rules and two new chapters called Steering framework and Financials where added.

Credits

Eric Gustafsson:

  • Project leader
  • Structure and rewriting of the by-laws
  • Main writer

Sophia Fröberg Liljenberg (JSU President):

  • Cover letter (main writer)
  • Reviewing and advice
  • Assistance in writing

Jenný Jensdóttir (JSU Vice President):

  • Reviewing and advice
  • Language clarity and consistency
  • Assistance in writing
Categories
Projects

Common Swedish Meeting Procedures

I’ve attended a couple of annual meetings and wanted to pin down some common meeting procedures. Mainly because I’ve been looking for this kind of documentation myself and have not found any good drafts to start off with. I thought that I might as well share it here.

Scroll down for PDF versions.


Online version (current version)

Common Swedish Meeting Procedures

By Eric Gustafsson | FP: 20191004 | Rev: 20191101 | CC by-sa 4.0

§1 Procedures for Decision Making

§1.0.1 Voting rights

For eligibility to vote please refer to the by-laws. This document will refer to every person with voting rights as a delegate.

§1.0.2 Simple majority

Simple majority is used for decision making as long as the by-laws does not say otherwise. This means that the option with the highest number of votes wins.

§1.0.3 Voting method order for all questions besides election of people

  1. Open acclamation
  2. Open vote count
  3. Ballot voting

§1.0.4 Counter-propping

When voting for a proposal, motion or other decision where the board has uttered an opinion, the boards proposal should first be counter-propped first. The only exception being if it’s an election of a person.

§1.0.5 Claims

To leave a claim one must write it down on a piece of paper. For it to be eligible it must mention who wrote it (number or letter on voting slip) and what question on the agenda it regards.

§1.1 Voting methods

§1.1.1 Open acclamation

The standard method of voting for all questions besides the election of a person is open acclamation. This means that the delegates raise their voting slip and says yes for the option they support.

§1.1.2 Open vote count

All delegates hold up their voting slips and the vote counters count the result.

§1.1.3 Ballot vote

The standard method of voting for all elections of persons. Ballots are handed out to all delegates and they write their vote on the ballot. The ballots are then collected folded over, in a bowl, by the vote counters. The vote counters count the votes and makes sure that the number of votes corresponds to the number of present delegates.

§1.2 Election of a Person

§1.2.1 Voting method for personal elections

Voting in elections of persons should always be done by ballot vote.

§1.2.2 Procedures for election of person

  1. All candidates nominated for the position currently discussed should exit the room.
  2. The candidates will enter the room one at a time, and hold a 5 minute presentation about themselves.
  3. After every presentation the nomination committee shall ask a selection of two questions from the interview to the candidate. The same two questions have to be asked to all candidates.
  4. After the nomination committee has asked their questions the audience can ask general and personal questions to the candidate.
  5. After all candidates present (or on link) have presented themselves it is time for debates. For rules, please read debate conduct.

§1.2.3 Definitions:

  • General questions: a question applicable to all candidates running. All general questions must be asked to all candidates running for that position.
  • Personal question: a question only applicable to that one candidate. This question does not have to be asked to any other candidate.

§1.2.4 Debate conduct

One is not allowed to speak against any one candidate, only for another candidate. In case a person holds information that demonstrates the direct eligibility of a candidate or that a candidate is a threat to the organisation this information should be relayed first to the meeting presidium which will call a paus of the meeting and assemble the nomination committee.

§2 Interactions with the meeting

§2.0.1 Matter of fact questions

Matter of fact question is a question with the purpose of dubbel check a factual statement durring the meeting.

§2.0.2 Procedural questions

A procedural question is directed to the presidium including operational controllers and shall refer to meeting procedures.

§2.0.3 Speak or debate

To speak out on a question one raises ones voting slip.

§3 Eligibility of decisions

§3.1 Motions and propositions

In accordance with organisational praxis the meeting shall not take decisions on behalf of other organisations. If a motion or proposition is improperly written the motioner should be given the option to reformulate the motion so it is properly written.


PDF Versions

Current: https://a.gustaf.xyz/191101CSMP

Previous:


Feedback

Please leave feedback in the form bellow. This includes suggested edits, alternative wordings, things to be added and else.

<Form out of order because of the website move>

Categories
Projects

Kultur med Eric och Axel: We’re launching a new podcast!

 Photo: E. Gustafsson, 2017
Photo: E. Gustafsson, 2017

A new culture podcast in Swedish!

Me and a friend, Axel, is lunching a new podcast in Swedish. It is about one of our favorite things, culture! Why lunch a podcast you say? It’s easy, we missed a talky and chill culture podcast, so we made one.

Check out the podcast here!

Currently the podcast is just in its early days and we are slowly but surely moving towards a more stable format. Though we will probably keep the fika-feeling. We hope you enjoy it! If you have any questions, feedback or other ideas for the podscast, please don’t be shy! Inform us, in form below 😛

With regards!

Eric Gustafsson

Feedback form

Name

Categories
Projects

Distriktsårskonferens–Blekinge SSU-distrikt

Inför detta årets distriktsårskonferens lades förarbetet om. Med nya tidsramar och kommunikationskanaler skulle tydlighet och informationstillgång förbättras. Redan den sista september var kallelsen till SSU-kommunerna ute med grundläggande information, så som nomineringsstopp och datum för distriktsårskonferensen.

Ny hemsida för bättre kommunikation

I centrum för denna omläggning låg informationskanalerna. Tidigare hade ett Google Drive dokument fungerat som länklistan till all annan digital information. Nu ersattes denna med en hemsida (dak.ssuble.se) där all information samlades. Detta förenklade markant kommunikationen med medlemmarna och lät dem snabbt komma åt viktig information så som datum och hur man skickar in motioner.

För att bättre kunna överblicka hur informationen om distriktsårskonferensen spreds så användes bit.ly länkar (a.ssuble.se). Detta löste ett tidigare problem där man inte kunnat följa e-postutskick och SMS-aviseringars effektivitet. Tidigare hade man använt korta.nu, en tjänst som idag har gått i konkurs och som inte kunde erbjuda statistisk uppföljning eller riktade kampanjer. De nya länkarna via bit.ly tillät också branding så att man enkelt kunde se att de kom ifrån Blekinge SSU-distrikt.

Tillsammans lät dessa två nya kommunikationssystem distriktsstyrelsen kommunicera bättre och mer effektivt med sina medlemmar. Helt plötsligt kunde man se hur många som klickat på e-post- och SMS-länkar. Man kunde enklare följa upp hur många medlemmar som klickade på Facebook länkar och inte minst kunde man göra det enklare att navigera viktig information via hemsidan. Resultatet blev en mer överskådlig bild över hur medlemmar sökte sig till information och en bättre upplevelse för medlemmarna som fick informationen till sig utan onödigt krångel.

Plannering

För att försäkra sig om att det inte skulle uppstå några problem under årets gång med distriktsårskonferensen så inleddes planeringen redan i maj. Innan juni månads början så hade alla deadlines och viktiga datum satts. Detta skapade en god möjlighet att tänka igenom viktig kritik från förra årets distriktsårskonferens, då denna fortfarande låg nära tillhands, samtidigt som det minskade kaoset som lätt kan uppstå när ett event planeras.

En av de viktigaste förändringarna som gjordes var att man flyttade fram distriktsårskonferensen till den sista mars och flyttade tillbaka nomineringsstoppen till halva februari. Detta så att all viktig medlemsinformation skulle vara ute en månad innan distriktsårskonferensen. Anledningen till detta var att det under de tidigare åren hade uppstått problem där vissa SSU-kommuner inte hunnit samla sig inför distriktsårskonferensen och att deras medlemmar därför inte känt sig förberedda inför det stora eventet. Nu fick SSU-kommunerna en hel månad på sig att ta ställning till motioner, propositioner, SSU-distriktets utlåtanden och valberedningens förslag. Något som uppskattades av medlemmarna.

En annan viktig förändring var att en preliminär kallelse gick ut till alla SSU-kommunerna redan den sista september 2017. Detta var cirka ett halvår före distriktsårskonferensen faktiskt skulle äga rum den sista mars 2018. På detta viset fick SSU-kommunerna lättare att planera in sina årsmöten och anpassa sina medlemsmöten så att man kunde diskutera de motioner som skulle presenteras på distriktsårskonferensen.

I december månad tog distriktsstyrelsen sitt slutgiltiga beslut om lokal och hyrde rådhuset i Karlshamn. Man hade alltså lokalen bokad lite över tre månader i förväg vilket tillät att man skickade ut kallelsen redan i januari månad, med två och en halvmånad till DÅK:en. Samtidigt skickade man också ut inbjudningar till en rad olika tidningar i södra Sverige och välkomnade dem till distriktsårskonferensen. Detta för att upprätthålla Blekinge SSU-distrikts stolta tradition av transparens och öppenhet i sin demokratiska process.

Summering

Allt detta ledde upp till en trevlig distriktsårskonferens, med goda miner och bra debatter. De nya kommunikationsvägarna hade förenklat informationsförmedlingen och den goda planeringen hade skapat förutsättningar för SSU-kommunerna att bättre samla sig och göra sig redo inför distriktsårskonferensen. I slutändan så rullade allting på och det blev en god och intressant dag av det hela.

Länkar

Categories
Projects

Ny logotyp förenklar designspråket — Furulundsskolans Elevkår

Elevkåren fick 2016 sin gamla, klassiska och väldigt vackra logotyp. I guld en krona över bokstäverna FE omgivna av en kvist mot ljusblå bakgrund. Denna har tjänat elevkåren väl, men i och med införskaffandet av en ny hemsida så behövde designspråket förenklas. Svaret blev den nya loggan där “FE” har fått en ny font och kronan har förenklats.

Den gamla logotypen togs fram av den före detta styrelseledamoten Noah Nilsson. Den har tjänat elevkåren väl, men vissa problem uppdagade sig när vi köpte in det nya kassasystemet i höstas. När man skrev ut kvittot så försvann mycket detaljer ifrån logotypen vilket gav en otydlig bild. När den nya hemsidan skulle upp och ett nytt designspråk utformades så föll det naturligt att förenkla logotypen litegrann för att bättre passa in både på kvitto och hemsida.

Den nya logotypen är en enkel svart krona över bokstäverna “FE” skrivna i en enkle serif font. Logan sticker ut, men är samtidigt inte överkomplicerad. Bakgrunden är helt transparent vilket även tillåter för att man enklare placerar den på dokument och kuvert. Möjligheten finns även att placera logotypen mot en mörk bakgrund genom att placera ett negativt filter över logotypen.

Categories
Projects

Ny hemsida förenklar kommunikationen – Furulundsskolans elevkår

Furulundsskolans elevkår har ett väldigt gott samarbete med skolledning, lärarkår och elever, men ett återkommande problem har varit att folk inte vet var de ska vända sig för att få ny information om elevkåren. Därför gav elevkåren mig i uppgift att ta fram en ny hemsida.

Utveckling

När vi valde tjänsteleverantör brydde vi oss om enkelhet, anpassningsbarhet och förmågan att snabbt och effektivt presentera den informationen som vi vill dela med oss av. Efter att ha gått igenom en mängd olika alternativ så blev det Squarespace för kårens hemsida och WordPress.com för skoltidningen.

Elevkårens hemsida

 Skärmklipp 2018-03-04 09:51
Skärmklipp 2018-03-04 09:51

Elevkårens hemsida ska samla information och vara en väg för elevkåren att kommunicera viktiga event och datum. Här hjälper Squarespace fantastiska teman och anpassningsbarhet att skapa en enkel och snabbnavigerad hemsida utan strul och trassel. De inbyggda funktionerna för att sätta upp gallerier och projektsidor var till stor hjälp. Vi är väldigt nöjda med detta valet och det möter våra behov som handen i handsken. När det gäller valet av domännamn så var det tidigt uppenbart att furulundsskolanselevkar.se skulle bli alldeles för långt och krångligt så istället valde vi furukar.se. Detta namnet är kortare och enklare att komma ihåg. Det är även vårt användarnamn på instagram. Vi har självklart köpt båda domännamnen och om du skulle gå in på furulundsskolanselevkar.se så kommer du bli vidarebefodrad till furukar.se.

Varför Squarespace?

  • Priseffektivt

  • Enkelt att anpassa

  • Enkelt att använda

  • Inget underhåll

Furulundaren.se – Skoltidning

 Skärmklipp 2018-03-04 19.55.36
Skärmklipp 2018-03-04 19.55.36

När vi valde namnet för skoltidningen ville vi ha ett enkelt och relevant namn som reflekterade syftet med tidningen. Inspirerat av Sydöstran valde vi namnet Furulundaren både för att en elev på skolan kallas furulundare–och det är ju trots allt elevernas tidning–, men också för att det flöt bra på tungan.Valet av WordPress.com var enkelt. Plattformen WordPress är en favorit hos bloggare och många stora tidningar som Time Magazin och New York Post använder WordPress VIP som tillhandahålls av samma företag. Det märks att denna plattformen är byggd för just bloggare. Möjligheten finns till och med att dela inlägg mellan olika hemsidor samt att ha en samlad skribentprofil för alla ens bloggar. Supporten måste också få en shout out för att vara snabb och väldigt duktig. Alla komplikationer löste sig utan någon fördröjning alls.

Varför WordPress.com?

  • Bygger på WordPress

  • Fokus på bloggar och nyhetssidor

  • Bra support

  • Inget underhåll

  • Möjlighet att annonsera på hemsidan

Länkar

Categories
Projects

Galio of Sweden, ny samarbetspartner — Furulundsskolans elevkår

Under våren 2017 genomförde jag och dåvarande kassör Markus Gustafsson vid Furulundsskolans elevkår en ny upphandling för studentmössesamarbete. Vi talade med ett antal olika företag och till slut valde vi Galio of Sweden. Företaget har kontor i Karlshamn vilket ligger i närheten, men vi fick också ett väldigt professionellt bemötande och både goda priser till eleverna på skolan och en bra kick-back till kåren samtidigt. Både vi i elevkåren och Galio har varit väldigt nöjda med samarbetet hitintills och den nya styrelsen planerar att jobba vidare tillsammans med dem även under nästa år tack vare deras fantastiska insatts.

Bildförteckning: