Categories
Projects

Distriktsårskonferens–Blekinge SSU-distrikt

Inför detta årets distriktsårskonferens lades förarbetet om. Med nya tidsramar och kommunikationskanaler skulle tydlighet och informationstillgång förbättras. Redan den sista september var kallelsen till SSU-kommunerna ute med grundläggande information, så som nomineringsstopp och datum för distriktsårskonferensen.

Ny hemsida för bättre kommunikation

I centrum för denna omläggning låg informationskanalerna. Tidigare hade ett Google Drive dokument fungerat som länklistan till all annan digital information. Nu ersattes denna med en hemsida (dak.ssuble.se) där all information samlades. Detta förenklade markant kommunikationen med medlemmarna och lät dem snabbt komma åt viktig information så som datum och hur man skickar in motioner.

För att bättre kunna överblicka hur informationen om distriktsårskonferensen spreds så användes bit.ly länkar (a.ssuble.se). Detta löste ett tidigare problem där man inte kunnat följa e-postutskick och SMS-aviseringars effektivitet. Tidigare hade man använt korta.nu, en tjänst som idag har gått i konkurs och som inte kunde erbjuda statistisk uppföljning eller riktade kampanjer. De nya länkarna via bit.ly tillät också branding så att man enkelt kunde se att de kom ifrån Blekinge SSU-distrikt.

Tillsammans lät dessa två nya kommunikationssystem distriktsstyrelsen kommunicera bättre och mer effektivt med sina medlemmar. Helt plötsligt kunde man se hur många som klickat på e-post- och SMS-länkar. Man kunde enklare följa upp hur många medlemmar som klickade på Facebook länkar och inte minst kunde man göra det enklare att navigera viktig information via hemsidan. Resultatet blev en mer överskådlig bild över hur medlemmar sökte sig till information och en bättre upplevelse för medlemmarna som fick informationen till sig utan onödigt krångel.

Plannering

För att försäkra sig om att det inte skulle uppstå några problem under årets gång med distriktsårskonferensen så inleddes planeringen redan i maj. Innan juni månads början så hade alla deadlines och viktiga datum satts. Detta skapade en god möjlighet att tänka igenom viktig kritik från förra årets distriktsårskonferens, då denna fortfarande låg nära tillhands, samtidigt som det minskade kaoset som lätt kan uppstå när ett event planeras.

En av de viktigaste förändringarna som gjordes var att man flyttade fram distriktsårskonferensen till den sista mars och flyttade tillbaka nomineringsstoppen till halva februari. Detta så att all viktig medlemsinformation skulle vara ute en månad innan distriktsårskonferensen. Anledningen till detta var att det under de tidigare åren hade uppstått problem där vissa SSU-kommuner inte hunnit samla sig inför distriktsårskonferensen och att deras medlemmar därför inte känt sig förberedda inför det stora eventet. Nu fick SSU-kommunerna en hel månad på sig att ta ställning till motioner, propositioner, SSU-distriktets utlåtanden och valberedningens förslag. Något som uppskattades av medlemmarna.

En annan viktig förändring var att en preliminär kallelse gick ut till alla SSU-kommunerna redan den sista september 2017. Detta var cirka ett halvår före distriktsårskonferensen faktiskt skulle äga rum den sista mars 2018. På detta viset fick SSU-kommunerna lättare att planera in sina årsmöten och anpassa sina medlemsmöten så att man kunde diskutera de motioner som skulle presenteras på distriktsårskonferensen.

I december månad tog distriktsstyrelsen sitt slutgiltiga beslut om lokal och hyrde rådhuset i Karlshamn. Man hade alltså lokalen bokad lite över tre månader i förväg vilket tillät att man skickade ut kallelsen redan i januari månad, med två och en halvmånad till DÅK:en. Samtidigt skickade man också ut inbjudningar till en rad olika tidningar i södra Sverige och välkomnade dem till distriktsårskonferensen. Detta för att upprätthålla Blekinge SSU-distrikts stolta tradition av transparens och öppenhet i sin demokratiska process.

Summering

Allt detta ledde upp till en trevlig distriktsårskonferens, med goda miner och bra debatter. De nya kommunikationsvägarna hade förenklat informationsförmedlingen och den goda planeringen hade skapat förutsättningar för SSU-kommunerna att bättre samla sig och göra sig redo inför distriktsårskonferensen. I slutändan så rullade allting på och det blev en god och intressant dag av det hela.

Länkar